A implantação de um Sistema de Gestão Hospitalar trás diversos desafios que só podem ser superados com planejamento e antecipação de possíveis falhas. O tema foi apresentado em um painel que contou com a presença de Gláucio Erlei de Souza, assessor de Planejamento e Filantropia do Hospital Nossa Senhora das Graças de Curitiba, e por Rodrigo Sato Hasegawa, superintendente administrativo do Hoftalon Hospital de Olhos de Londrina. A iniciativa constou da programação do 1º Fórum de Tecnologia da Informação em Saúde, que ocorreu no dia 23 de outubro em Curitiba. O evento foi realizado paralelamente ao 8º Seminário Femipa, promovido pela Federação das Santas Casas de Misericórdia e Hospitais Beneficentes do Estado do Paraná (Femipa).
Gláucio Souza iniciou sua participação falando sobre os desafios de implantar um sistema em um hospital que atende a maior parte de seu público via Sistema Único de Saúde (SUS). O HSNG atende atualmente 223 leitos, realizando cerca de 15 mil atendimentos por mês e conta com mais de três mil colaboradores.
Ele, que já foi gerente de Tecnologia de Informação do Hospital, realizou uma comparação entre um sistema elaborada para a indústria e um destinado ao ambiente hospitalar. “Dentro do hospital há diversos serviços, diversas ‘empresas’ dentro da empresa. Ou seja, você tem a lavanderia, a alimentação, laboratórios, diagnósticos e muitos outros que precisam conversar e estarem integrados”, comentou.
O segundo grande desafio citado por Souza é a escolha do sistema mais adequado. Para isso, ele afirma que somente o planejamento pode minimizar os riscos de erro. Entre as tarefas que devem ser executas nesta fase, ele coloca levantar os processos e necessidades do hospital e de cada setor, analisar a aderência dos diversos sistemas em relação a essas necessidades. O especialista recomenda também que seja realizado um benchmark independente do fornecedor, com hospitais que utilizem o sistema pretendido, um levantamento de riscos. “É preciso ainda definir quais processos e setores serão prioritários. A partir deste conjunto de informações pode se avaliar quem será o melhor parceiro e também proceder as customizações necessárias”, explicou. Depois, é preciso verificar e instalar toda a infraestrutura necessária para receber o novo sistema.
Para a fase posterior, ou seja, a implantação, Souza avalia que é importante ter um marco, uma data para iniciar a instalação ou troca. Também é valioso investir em comunicação e transmitir a importância desta ação para os profissionais e para a comunidade hospitalar. “Contar com o apoio da direção é fundamental”, disse. Mas, ele alerta que a implantação não termina por aí. É preciso acompanhamento e treinamento contínuo para que as informações continuem sendo alimentadas e armazenadas corretamente.
Após definir qual vai ser o melhor parceiro vem a implantação – marcar o início da implantação, transmitir a importância do projeto para o hospital, envolver os setores e lideranças. “O apoio da direção é fundamental”, garantiu. Também é preciso preparar a infraestrutura necessária. Definir a equipe multidisciplinar que é quem conhece o negócio. Elaborar cronograma e customizações necessárias. Acompanhamento e treinamento. “Esses são fatores essenciais para transformar informações em conhecimento”, finalizou.
Mãos a obra
Rodrigo Sato Hasegawa, superintendente administrativo do Hoftalon Hospital de Olhos corroborou a opinião. Ele conta que atua no hospital fundado por seus pais, especializado no atendimento oftalmológico, que conta com 25 leitos e sete salas cirúrgicas. Em 2013, o hospital optou pela instalação de um sistema, após um período de planejamento.
Para o superintendente, é preciso considerar perspectivas interna e externa e comunicar antes da implantação do sistema aos pacientes, familiares e stakeholders. Ele comenta que o trabalho no Hoftalon começou pela montagem da equipe, passando pelo engajamento para o processo de revisão e treinamento e engajamento dos profissionais que executam e usam o sistema. “Nós buscamos realizar durante este período a gestão de conflitos e manter o foco sempre no paciente, que é o mais importante e o objetivo de todos os envolvidos”, comentou.
Além de capacitar os profissionais das áreas administrativa e de assistência, também ocorreu um trabalho intenso de capacitação da equipe médica para utilização do sistema. Essa capacitação foi feita por meio de profissionais focais, funcionários com maior afinidade ao tema e que foram preparados para auxiliar os colegas durante o processo e orientar mudanças necessárias.
Antes iniciar o funcionamento do novo sistema, Hasegawa destaca a importância da preparação de um plano de contingência, com incentivo e acompanhamento de todos os setores por meio destes profissionais focais. “Mesmo meu pai, que não utiliza computadores, esteve presente e a frente do processo no dia da entrada em operação. É muito importante que as equipes saibam que os diretores estão presentes e estão lá para auxiliar”, relatou. Nesta fase, também foi essencial a comunicação com os pacientes, que sempre estiveram no foco do projeto. Posteriormente à instalação, o superintendente considera essencial realizar reuniões de avaliação com a equipe para diagnosticar falhas e implantar soluções, além de estabelecer metas de acompanhamento e melhoria contínua.
Fonte: Assessoria de Comunicação Femipa